Deep Work – zur Relevanz eines «wiederentdeckten» Arbeitsmodus für die Gestaltung von Arbeit und Büroräumen Prof. Dr. Hartmut Schulze Donnerstag, 22. November 2018 / fon Jahrestreffen / Bern Studien zu flexiblen Arbeitsformen im ifk (Auswahl) Schweizweite Umfragen „SwissFlexWork 2014, 2016“ Verbreitung von Home Office und mobilem Arbeiten - Repräsentativ Umfragen für die Schweizer Erwerbstätigen Studien zum Flexwork Phasenmodell „GeMobAU“ 2014, 2016, 2018 Einschätzung der Flexibilität von Firmen und Organisationen – Repräsentative Fragebogenstudie und qualitative Interviewstudien zum Phasenmodell Gebäudeevaluation 2014, 2016 Psychisches Wohlbefinden und subjektive Leistungs- fähigkeit der Mitarbeitenden im Open Space – Online-Befragungen zu förderlichen und hinderlichen Faktoren der Büroraumgestaltung und -nutzung Wissenschaftliche Begleitungen, u.a. DBK SO, 2015-2018, VZ Werd 2018 Analyse, Bewertung und Gestaltung von Infrastruktur und Organisationsmodellen – Qualitative Interview- und Beobachtungsstudien sowie wiss. Beratung Befragung „Home Office 2012“ und 2013“ Im Rahmen des Schweizer Home Office Days umfangreiche Online- Befragungen von „Home Office Routiniers“ Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 2 Eigene Erfahrung mit Büroraum- und Arbeitsplatzgestaltung • seit ca. 5 Jahren: Multispace Office • aktiver Beteiligungs- und Verbesserungsprozess • keine festen Arbeitsplätze • Policy für mobil-flexible Arbeit • im Outlook-Kalender: Anwesenheit am Standort (nicht Abwesenheit) • formal-informelle Anlässe (u.a. Institutsmeetings mit anschliessendem Mittagessen, Mitarbeitenden-Frühstücke, Hochschulkonferenzen etc.) • Zusammenarbeit mit Wirtschaftsförderungen Olten, Zofingen, Aarau: Co-Workingspaces 3Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Inhalt  Deep Work als zentrale Ressource im digitalen Wandel  Charakteristika von Deep Work  Deep Work und raumdifferenzierende Tätigkeiten  Förderung von Deep Work  Fazit 4Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 “For example, a system using deep neural networks was tested against 21 board certified dermatologists and matched their performance in diagnosing skin cancer (Esteva et al., 2017).” aus: Brynjolfsson et al., 2017, S. 3 Anforderungen an den Menschen in der (nicht so fernen) Zukunft… 5Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 6https://www.newsd.admin.ch/newsd/message/attachments/50248.pdf Aus: Bericht des Bundesrats zu Auswirkungen der Digitalisierung auf Beschäftigung und Arbeitsbedingungen v. 8.11.2017, S. 23 Beschäftigung nach Berufshauptgruppen 1996-2017 absteigend nach Bildungsniveau in der Schweiz Berufe mit höherem Kognitiven Anspruchs- niveau nehmen zu Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 7Substituierungspotenzial bezieht sich eher auf Ebene von Tätigkeiten als auf die ganzer Berufe: zweite, differenzierte Betrachtung https://www.avenir-suisse.ch/files/2017/10/wenn_die_roboter_kommen-den-arbeitsmarkt-fuer-die-digitalisierung-vorbereiten-ad.pdf#viewer.action=download Aus: Dengler, Matthes & Paulus, 2014, S. 27, vorher Autor & Levy, 2006 „Routine“: ist mit heute (Stand: 2013) verfügbaren digitalen Technologien automatisierbar Nicht-Routine: ist aktuell nicht automatisierbar Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 8Entwicklung der Beschäftigungsanteile nach Tätigkeitsprofilen: Nicht Routine und kognitiv Routine nehmen zu… Aus Aepli et al. (2017). Kompetenzanforderungen und Digitalisierung, S. 55 https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/Publikationen_Dienstleistungen/Publikationen_und_Formulare/Arbeit/Arbeitsmarkt/Informationen_ Arbeitsmarktforschung/kompetenzanforderungen_digitalisierung.html Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 9Neue Kompetenzanforderungen im Kontext der Digitalisierung https://www.newsd.admin.ch/newsd/message/attachments/50248.pdf Aus: Bericht des Bundesrats zu Auswirkungen der Digitalisierung auf Beschäftigung und Arbeitsbedingungen v. 8.11.2017 Steigende Anforderungen an den Umgang mit «intelligenten» Maschinen und analytische Fähigkeiten Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Annäherung an «Deep Work» (nach Cal Newport) 10Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Deep Work: - individuell - kollaborativ Shallow Work - Z.B. Schreiben eines wissenschaftlichen Artikels - Z.B. gemeinsames Brainstorming und dann - Hohe Aufmerksamkeit - Anspruchsvolle Aufgabe - Dauert länger - hat Relevanz, schafft Sinnerleben - Z.B. schnelle Antwort auf eine Mail - Z.B. administrative Arbeit - Geringe Aufmerksamkeit - Anspruchslosere Aufgabe - geht schnell - hat zwar kurzfristig Relevanz, schafft aber kein Erleben von Sinn http://calnewport.com/about/Deep Work: sich ohne Ablenkung auf eine anspruchsvolle Aufgabe zu fokussieren Die Grundfigur von Cal Newport «Deep Work» (2016) 1/2 Der Ausgang: Restrukturierung der Wirtschaftswelt durch digitale Transformation etabliert drei Kompetenzen / Erfolgsfaktoren:  Kreativer Umgang mit «intelligenten Maschinen»  Meisterschaft in Themen  Zugang zu Kapital Die Anforderung (für die ersten beiden Kompetenzen):  schneller Erwerb von neuem Wissen und Können ist erfolgskritisch Die Lösung:  Es braucht längere Zeiten anhaltend hoher Konzentration und fokussierter Aufmerksamkeit, um herausfordernde Aufgaben bewältigen zu können.  Arbeitsqualität = aufgewendete Zeit x Intensität von Fokus / Aufmerksamkeit 11Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Die Grundfigur von Cal Newport «Deep Work» (2016) 2/2 Thesen:  wir haben unsere Fähigkeit zu Deep Work verlernt…  Es bestehen sehr viele Hindernisse für Deep Work, es resultiert «shallow work».  Hindernisse gibt es auf verschiedenen Ebenen: - Internet, smart phones - Smart phones, - Emailing, messaging - Undifferenzierte Grossraumbüros - culture of connectivity & Busyness as a proxy for productivity  Paradoxon: deep work wird wichtiger, gleichzeitig wird diese Art des Arbeitens zunehmend erschwert  Deep Work führt zu höherer Leistung und zu mehr Zufriedenheit und Sinnerleben 12Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Inhalt  Deep Work als zentrale Ressource im digitalen Wandel  Charakteristika von Deep Work  Deep Work und raumdifferenzierende Tätigkeiten  Förderung von Deep Work  Fazit 13Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Durchschnittl. Zeit bei einer «Working Sphere» bei Information Workers (Developer, Manager, Analysten) (N=14) 14Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Gloria Mark, 2015, S. 31 Durchschnittliche Arbeitszeit an einer Working Sphere: ca. 10,5 Minuten https://news.uci.edu/2018/02/21/icss-gloria- mark-to-use-nsf-grant-to-address- workplace-stress/ Kosten von Unterbrechungen (nach Mark, 2015) 15Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 • Folgen von Unterbrechungen können deutlich länger andauern als das eigentliche Unterbrechungsereignis. • Grund «attentional residue»: Wahrnehmungen einer Aufgabe bleiben als Rückstand bestehen, wenn man zu einer nachfolgenden Aufgabe übergeht (Altman undTrafton, 2002; Leroy, 2002). • Externe Unterbrechungen in der Vorstunde haben eine deutlich spürbare erhöhte Selbstunterbrechung in der nächsten Stunde zur Folge (8%) • Externe Unterbrechungen machen Menschen anfälliger für Selbstunterbrechungen (aber nicht umgekehrt) NO Email für eine Woche: 13 Personen in einer scientific unit  Fragmentierung nimmt ab 16Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Gloria Mark, 2015, S. 59 Weniger Wechsel von Fenstern auf dem Bildschirm – Hinweis auf fokussiertere Arbeit Höhere Herzratenvariabilität – Hinweis auf mehr Gelassenheit Theoretischer Rahmen zur Verortung von Deep Work 17Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Gloria Mark, 2015, S. 69 Routine Deep Work Verschiedene Aufmerksamkeitszustände bei DeepWork… 18Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 © Sedus Fokussierte Gruppenarbeit Fokussierte, produktive Einzelarbeit Rezeptive Einzelarbeit Eine unerwartete Beobachtung… Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 19 Eine unerwartete Beobachtung… Aus: Bellm, 2017 Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 20 Construal Level – eine Erweiterung auf kognitive Prozesse Psychologische Distanz (Zeit - Raum - Sozial) Konkret, kompliziert, situational, auf konkrete Ziele bezogen «Wie-Fragen» Abstrakt, einfach, kontextübergreifend, bezogen auf höhere Ziele «Warum-Fragen» Construal Level Niveau klein gross tief hoch Produktiver Modus Kreativer Modus Abb. In Anlehnung an Construal Level Theory (Wiesenfeld et al., 2017) 21Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 ht tp :// 13 8. 23 2. 99 .4 0/ Le rn la nd sc ha fte n/ M en sc h- R au m -F ar be % 20 _H in te re r_ G en sb ic hl er .p df Farbwahrnehmung in Räumen, z.B. «hohe Decke» helles blau auf Wand und Decke: wird als physikalische Weite wahrgenommen  führt auch zur psychologischen «Weite» (Distanz) dies wiederum hat positiven Effekt auf Ideengenerierung 22Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Deep Work – Begriffsnetz 23Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Aufmerksamkeit / Fokus Deep Work (Cal Newport 2016) Flow (Ciskczentmihaliy 1993) Multitasking & Ablenkung (Mark 2015) Sinnerleben / Craftmenship (Dreyfus 2013) - + + + herausfordernd Inhalt  Deep Work als zentrale Ressource im digitalen Wandel  Charakteristika von Deep Work  Deep Work und raumdifferenzierende Tätigkeiten  Förderung von Deep Work  Fazit 24Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Konzentrierte Stillarbeit am Arbeitsplatz (FhG, 2018) 25Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Unterscheidung Deep Work und Shallow Work? Tätigkeitsprofile von FhG, 2018 26Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Unterscheidung Deep Work und Shallow Work? Raumdifferenzierende Tätigkeitsklassifikation 27Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Tätigkeiten aus dem Produktions- und dem Reproduktionszyklus: • Kreative, konzentrierte Einzeltätigkeit • Administrative, routinemässige Einzeltätigkeit • Formelle Meetings (z.B. Zielverein- barungsgespräche, Kundengespräche) • Arbeiten in Gruppe 2-5 Personen (z.B. Brainstorming, Informationsaustausch) • Arbeiten Gruppe mehr als 5 Personen • Telefonate, virtuelle Kommunikation • Spontaner, informeller Austausch • Entspannung, Erholung • Pause • Verpflegung © ifk 2 Formen von Stillarbeit: - DeepWork - Shallow Work Tätigkeitsmodi auf Basis Telekommunikation und Verwaltung 2017 (N=500) 28Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 1 2 3 4 Routine virtuell -0.131 0.075 -0.006 0.848 Routine physisch -0.181 0.092 0.117 0.805 Konzentriertes Arbeiten 0.197 -0.013 0.651 -0.019 Kreative Arbeiten 0.574 0.033 0.453 -0.306 Tel / TelCo / VidCo 0.131 0.057 0.718 0.181 Co-Working 0.162 0.211 0.627 -0.036 Meeting formell 0.856 -0.011 0.114 -0.001 Meeting diskret 0.711 -0.022 0.156 -0.030 kurze spontane Meetings 0.593 0.209 0.224 -0.256 Schulung 0.638 0.036 0.129 -0.218 Workshops 0.711 0.052 0.197 -0.290 Informelle Kommunikation 0.400 0.514 0.238 0.025 Pausen entspannt -0.163 0.805 -0.013 0.059 Pausen aktiv 0.237 0.595 0.136 0.103 Verpflegung -0.046 0.827 0.035 -0.003 Komponente RoutineRetreatInformellEncounter Eigene Darstellung, unveröffentlicht Inhalt  Deep Work als zentrale Ressource im digitalen Wandel  Charakteristika von Deep Work  Deep Work und raumdifferenzierende Tätigkeiten  Förderung von Deep Work  Fazit 29Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Tätigkeiten Technologie K ul tu r Räume & Orte Organi- sation Individuum/ Gruppe 30 Die Büroumgebung als sozio-technisches System Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Deep Work Mastery… (nach Cal Newport, 2016) Strategien (Auswahl):  Einplanen von Deep Work Phasen (u.a. monastic, bimodal, rythmic)  Ritualisierter Ablauf (Rüstzeiten, eingrooven)  Ausbrechen aus Routine (z.B. Rowling: Flucht aus dem Home Office)  Nicht allein arbeiten («serendipitous creativity», nebeneinander Arbeiten)  «Be Lazy» 31Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018  Es braucht Selbstführung für die Ausbildung von DeepWork Tätigkeiten Technologie K ul tu r Räume & Orte Organi- sation Individuum/ Gruppe 32 Die Büroumgebung als sozio-technisches System Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Der Büroraum hat relevanten Einfluss auf das psychische Wohlbefinden und das Arbeitsengangement Studie im Rahmen des KTI-Projektes «Gesundheitsförderlilche Büroraumgestaltung» N=1502, 6 Unternehmen (u.a. Basler, Mobiliar, Swisscom) Aus: Windlinger., 2018 33Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Tätigkeiten Technologie K ul tu r Räume & Orte Organi- sation Individuum/ Gruppe 34 Die Büroumgebung als sozio-technisches System Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Beispiel Facebook (zitiert in Cal Newport, 2018, als Behinderung von Deep Work) 35Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 https://rp-online.de/digitales/so-sieht-es-im-facebook-hauptquartier-aus_bid-9127329#6 «Ein eigenes Büro hat keine der Führungskräfte bei Facebook. Jeder arbeitet an seinem Schreibtisch, ist also immer zu sehen und zu sprechen. Der einzige Bereich mit Wänden und einer Tür ist der Konferenzraum.» Vorher-/Nachher Studie Haapakangas et al., 2018, Journal of Environmental Psychology Verwaltungs- organisation A: 54 quiet rooms Mit 84 APs Verwaltungs- organisation B: 1 quient room 8 APs 36Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Nachher Design Vorher-/Nachher Studie (2/2) Haapakangas et al., 2018, Journal of Environmental Psychology Haapakangas et al., 2018, S. 71 Die deutlich bessere Bewertung der neuen Arbeitswelten durch Mitarbeitende der Organisation A wird v.a. auf die grössere Anzahl an Rückzugsmöglichkeiten für «quiet work» zurückgeführt 37Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Eigenes Beispiel 38Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Arbeitsumgebung für Scrum Teams: Wechsel zwischen Gruppen- und Einzelarbeit (Rola et al., 2016, S. 54) 39Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Räumliche Nähe zwischen ge- trennten Zonen für Teamarbeit, Einzelarbeit und Socializing 40Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Gründe für mobil- flexibles Arbeiten (mind. „trifft tlw. zu“, 3 auf 5-er Skala) 74% 67% 67% 62% 60% 59% 58% 58% 53% 49% 49% 47% 24% 77% 80% 75% 72% 61% 62% 73% 74% 62% 24% 23% 67% 15% 0% 20% 40% 60% 80% 100% schätze die zeitliche & örtliche Autonomie schätze die Ungestörtheit im HO kann produktiver arbeiten Zeitgewinn, da Reisezeit entfällt Passung Ort Tätigkeit Effizienz (Reisezeit für Arbeit nutzen) bin motivierter Vereinbarkeit sonstige Lebensbereiche Vereinbarkeit Arbeit und Familie Arbeit erfordert Mob. (mehrere Standorte) Arbeit erfordert Mob. zu Kunden/Partnern kann Flexibilität nutzen um HVZ zu meiden Arbeit ist mobil (z.B. Transportwesen) Diejenigen, die mobil arbeiten: Aus welchen Gründen arbeiten Sie mobil? Diejenigen, die nicht mobil arbeiten, dies aber gerne wollen: Aus welchen Gründen würden Sie gerne mobil arbeiten? Für mobil Arbeitende Erwerbstätige (38% der Erwerbstätigen oder ca. 1.76 Mio.) sind die Hauptgründe (60% oder mehr finden diese Gründe relevant) für mobiles Arbeiten: • Autonomie, • Ungestörtheit • Produktivität, • Zeitgewinne, • Passung von Ort und Tätigkeit. «Home Office als Refugium ungestörter Stillarbeit» Weichbrodt et al., 2016 Inhalt  Deep Work als zentrale Ressource im digitalen Wandel  Charakteristika von Deep Work  Deep Work und raumdifferenzierende Tätigkeiten  Förderung von Deep Work  Fazit 41Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Fazit  Digitalisierung führt zu kognitiv anspruchsvolleren Aufgaben  Deep Work ist hier ein notwendiger Arbeitsmodus  Deep Work bedeutet über längere Zeit ohne Ablenkung engagiert an einer herausfordernden Aufgabe zu arbeiten  Unterbrechungen und Multitasking behindern Deep Work  Deep Work beinhaltet jedoch verschiedene kognitive Prozesse und – zustände  besseres Verständnis nötig!  Deep Work sollte in Tätigkeitsanalysen aufgenommen werden  Raumgestaltung zur Förderung von Deep Work erst am Anfang! 42Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit Forschungsgruppe «Gestaltung flexibler Arbeit» https://www.fhnw.ch/de/forschung-und- dienstleistungen/psychologie/gestaltung-flexibler-arbeit 43Institut ifk, www.fhnw.ch/ifk Deep Work 22.11.2018 hartmut.schulze@fhnw.ch Literatur verwendet Aepli, M., Angst, V., Iten, R., Kaiser, H., Lüthi, I., & Schweri, J. 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Auswirkungen der Digitalisierung auf Beschäftigung und Arbeitsbedingungen – Chancen und Risiken. https://www.newsd.admin.ch/newsd/message/attachments/50248.pdf (Zugriff am 20.11.2018) Dengler, K., & Matthes, B. (2018). Substituierbarkeitspotenziale von Berufen: Wenige Berufsbilder halten mit der Digitalisierung Schritt (IAB Kurzbericht. Aktuelle Analysen aus dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung.) (S. 12). Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Die Forschungseinrichtung der Bundesagentur für Arbeit. Abgerufen von http://doku.iab.de/kurzber/2018/kb0418.pdf Haapakangas, A., Hongisto, V., Varjo, J., & Lahtinen, M. (2018). Benefits of quiet workspaces in open-plan offices – Evidence from two office relocations. Journal of Environmental Psychology, 56, 63–75. https://doi.org/10/gdm388 Mark, G. (2015). Multitasking in the Digital Age. Synthesis Lectures on Human-Centered Informatics, 8(3), 1–113. https://doi.org/10.2200/S00635ED1V01Y201503HCI029 Newport, C. (2016). 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