IRF-Reglement

1. Einleitung

Das Institutional Repository FHNW (IRF) ist das offizielle digitale Repositorium der FHNW für Publikationen aus Forschung und Lehre. Es dient dazu, Metadaten von Publikationen aus Forschung und Lehre der FHNW abrufbar und Publikationen als vollständigen Text im Sinne von Open Access öffentlich zugänglich zu machen, darunter auch studentische Arbeiten. Das IRF erhöht die Sichtbarkeit der darin enthaltenen Publikationen und ermöglicht einen möglichst schnellen Zugang dazu. Die Publikationen sollen im Sinne von Open Access öffentlich zugänglich sein. Um die Inhalte im IRF international sichtbar zu machen, ist das IRF bei wissenschaftlichen Suchmaschinen, z.B. BASE, zu indexieren. Für die Indexierung wird eine so genannte Repository Policy verlangt. Das vorliegende Reglement hat die Rolle der Repository Policy.

Open Access in der Open Access Policy festgelegt. Unter anderem wurde festgelegt, dass die Forschenden die bibliographischen Angaben (Metadaten) von allen wissenschaftlichen Erzeugnissen / Dokumenten zum Publikationszeitpunkt im Institutionellen Repositorium FHNW (IRF) zugänglich machen, sofern dabei die Interessen der Kooperationspartner*innen gewahrt bleiben. Zudem wird empfohlen, dass die Forschenden den Volltext von wissenschaftlichen Erzeugnissen/Dokumenten mit den dazugehörigen bibliographischen Daten inklusive Abstract im IRF veröffentlichen. Studierenden wird ermöglicht, die Abstracts und auch Volltexte ihrer Abschlussarbeiten im IRF zu hinterlegen.

Das vorliegende Dokument definiert den Prozess der Benutzung und Verwaltung des IRF und operationalisiert in diesem Sinne die Open Access Policy der FHNW. Es regelt den Umgang mit den im IRF abgelegten Daten, soweit dieser nicht auf technische Weise geregelt werden kann. Es weist gegenüber den Verlagen aus, dass die FHNW einen verantwortungsvollen, den internationalen Standards entsprechenden Umgang mit den Inhalten pflegt. Es dient als Repository Policy für die Indexierung und orientiert sich an den entsprechenden Vorgaben von OpenDOAR und BASE. Es ergänzt das separate IRF-Handbuch, in dem Details zur Benutzung des IRF und die Liste der im IRF zugelassenen Objekttypen (Publikationstypen) zu finden sind.

2. Rechtliche Aspekte

2.1 Eingabe

Im IRF dürfen nur wissenschaftliche Erzeugnisse/Dokumente von FHNW Angehörigen hinterlegt werden. Autor*innen1 geben ihre eigenen Arbeiten selbst ein oder können die Erfassung ihrer Arbeiten an Mitarbeitende der FHNW delegieren. In jedem Fall sind die Autor*innen verantwortlich für die Richtigkeit und Gültigkeit der Inhalte.

Dokumente können jederzeit eingegeben werden. Sie werden, wo nötig, jedoch erst nach Ablauf des Embargos (Sperrfrist für die Veröffentlichung in einem Repositorium nach erfolgter Erstveröffentlichung in einem Verlag oder nach einer Sperrfrist von Geldgebern) freigeschaltet. Publikationen können in Form von beschreibenden Daten (Metadaten) oder als Metadaten mit Volltext abgelegt sein. Die Metadaten erlauben, eine Publikation wieder auffindbar zu machen.

Alle Einträge sind individuell mit ihrem Peer-Review-Status und ihrem Publikationsstatus gekennzeichnet.

Die, der Betreiber*in des IRF2 ist verantwortlich für den korrekten Prozess zur Veröffentlichung von Dokumenten im IRF.

2.2 Urheberrecht

Die Regelungen zum Urheberrecht sind im GAV Ziff. 9.2 aufgeführt.

Um ein Dokument im IRF veröffentlichen zu können, wird das Einverständnis der Autorin oder des Autors benötigt. Mit dem Hochladen der Publikation erlauben Publizierende3 der FHNW, die Publikation über das Internet öffentlich zugänglich zu machen. Alle Rechte an der Publikation verbleiben bei der Autorin bzw. dem Autor oder den jeweiligen Rechteinhaber*innen. Das Recht, die Publikation an anderer Stelle zu veröffentlichen, wird durch das IRF Reglement nicht berührt.

Die Wahrung von Urheberrechten Dritter an zu veröffentlichenden Inhalten sowie die Einhaltung des Datenschutz- und Persönlichkeitsrechts liegen in der ausschliesslichen Verantwortung der Autorinnen und Autoren einer Publikation (Wissenschaftliche Integrität).

3. Qualitätssicherung

3.1 Qualitätsprüfung

Grundsätzlich sind die Publizierenden für die Qualität der publizierten Inhalte verantwortlich. Gemäss den Vorgaben von OpenDOAR und BASE ist eine zusätzliche formale Qualitätsprüfung (Vieraugenprinzip) erforderlich. Die Bibliothek FHNW bietet in Zusammenarbeit mit den Hochschulen die zusätzliche formale Qualitätsprüfung an.

Die zusätzliche formale Qualitätsprüfung erfolgt hinsichtlich:

3.2 Rechteprüfung

Gemäss Open Access Policy dient das IRF ebenfalls dazu, neben den Metadaten auch die Volltexte (z.B. PDF) von Publikationen zu veröffentlichen. Die Rechteprüfung umfasst das Kontrollieren und Vervollständigen der Metadaten und bei Volltextpublikationen die Überprüfung der mit dem Verlag vertraglich festgelegten Vereinbarungen (publizierte Version, Preprint, Postprint, Lizenz, Embargofrist).

Die Rechteprüfung wird im Namen der/des Betreiber*in IRF durch Mitarbeitende der Bibliotheken gewährleistet, mit situativer Unterstützung bei Vertragsfragen durch den Rechtsdienst.

Freischaltung

Nach erfolgreicher Qualitätsprüfung, inklusive Rechteprüfung bei der Publikation von Volltexten, können die Inhalte von durch die Hochschulen dafür bestimmten Personen freigeschaltet werden. Es ist nicht erlaubt, Einträge anderer Hochschulen / Organisationeinheiten zu editieren, freizugeben oder zu löschen.

3.4 Löschen von Inhalten

Einträge können normalerweise nicht aus dem Repository gelöscht werden. Die, der Betreiber*in des IRF kann jedoch nach Rücksprache mit dem, der zuständigen Direktor*in beim Vorliegen begründeter Tatsachen Dokumente vom IRF zurückziehen. Ursachen dafür sind insbesondere:

Die betreffenden Dokumente werden umgehend gelöscht. Die Metadaten von zurückgezogenen Dokumenten sind nicht mehr recherchierbar.

Weiterverbreitung

Alle Metadaten (beschreibende Daten) im IRF sind frei und kostenlos zugänglich. Für nicht gewinnorientierte Zwecke dürfen die Metadaten in jedem Medium ohne vorherige Genehmigung der Autorin, des Autors wiederverwendet werden, sofern der OAI-Identifier oder ein Link zum ursprünglichen Metadatensatz angegeben wird. Zu kommerziellen Zwecken dürfen die Metadaten ohne formelle Genehmigung in keinem Medium weiterverwendet werden.

Volltexte sind kostenlos und öffentlich zugänglich, sofern sie nicht anders gekennzeichnet sind.

Kopien von vollständigen Datensätzen (Metadaten und Volltexte) dürfen:

Es gelten folgende Einschränkungen:

4. Langzeitverfügbarkeit

Die Corporate IT stellt sicher, dass die auf den zentralen Datensystemen der FHNW angebotenen Daten des IRF verfügbar bleiben. Für das IRF gelten die Back-up Vorgaben der Corporate IT FHNW.

Die FHNW stellt die Langzeitlesbarkeit der Daten wie folgt im laufenden Betrieb oder durch Migrationsprojekte sicher:

Hinterlegte Dokumente dürfen nicht mehr verändert werden. Falls nötig kann eine aktualisierte Version des Dokuments hinterlegt werden. Nicht mehr aktuelle Versionen werden durch die, den Betreiber*in IRF nicht gelöscht. Es kann weiterhin auf sie zugegriffen werden.

URLs von zurückgezogenen Dokumenten werden weiterhin auf eine tombstone page7 verwiesen. Es wird, wo möglich, ein Link zur aktuellen/ersetzten Version gesetzt.

Sollte der Betrieb des IRF eingestellt werden, wird die gesamte Datenbank in ein anderes geeignetes Archiv überführt.

Vom Direktionspräsidenten erlassen am 11. Juni 2021
Gültig ab: 11. Juni 2021

1 Autor*in: Verfasser*in einer Publikation 2 Betreiber*in des Repositoriums: Person, die für das Repositorium verantwortlich zeichnet; Vizepräsident Hochschulentwicklung 3 Publizierende*r: Autor*in oder Herausgeber*in einer Publikation 4 Urheber/Autor*innen von wissenschaftlichen Erzeugnissen, Kunstwerken legen mittels Lizenzen der Nonprofit-Organisation Creative Commons (CC) Lizenzen fest, unter welchen rechtlichen Bedingungen ihre Werke veröffentlicht und weiterverwendet werden dürfen. Die Lizenzen sind weltweit gültig und gemäss Open Access Strategie Guidelines von swissuniversities vorgeschrieben. https://www.creativecommons.ch 5 Online-Archiv: Ein Informationssystem, das digitale Ressourcen aufbewahrt und einer definierten Gruppe von Benutzern zur Verfügung stellt. 6 Verleger: Unternehmen, das Werke im Auftrag der Urheberin/des Urhebers vervielfältigt und verbreitet. 7 Webseite, die darauf verweist, dass das Dokument gelöscht oder an einen anderen Ort verschoben wurde.