Tanner, Christian
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Die elektronische Rechnungsabwicklung in der Schweiz (EBPP)
Auf der Suche nach Kostenoptimierungspotenzialen in Grossunternehmen gerät die Rechnungsabwicklung zunehmend in den Fokus der Untersuchungen. Die Zuordnung einer Zahlung zur Rechnung beim Rechnungssteller und diese wiederum zur entsprechenden Bestellung auf Seite des Rechnungsempfängers verursacht in den Unternehmen hohe Kontrollkosten, ohne einen direkten Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten. Durch den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten und insbesondere der Rechnung lassen sich Zuordnung und Prüfung weitgehend automatisieren. Im Markt mehren sich die Lösungsanbieter, die dem wachsenden Bedürfnis von Unternehmen nach Outsourcing spezifischer Business Prozesse in diesem Themenfeld Rechnung tragen. Unternehmen mit hohen Rechnungsaufkommen haben bereits erste Erfahrungen mit der elektronischen Rechnungsabwicklung über solche Dienstleister gesammelt.
Stellenwert von E-Procurement-Instrumenten in Unternehmen
Mit der zunehmenden ökonomischen Arbeitsteilung ist der Anteil von Fremdleistungen an der Gesamtleistung der Unternehmen kontinuierlich angestiegen [Hug 2001]. Dem bedeutenden Anteil des Einkaufs am Unternehmenserfolg trägt eine gestiegene Aufmerksamkeit des Managements Rechnung. Dies auch in der Annahme, dass heute mit gleichem Aufwand auf der lange vernachlässigten Beschaffungsseite mehr Wirkung für Ertrag und Wettbewerbsfähigkeit erzielt werden kann als auf der Absatzseite. Alle E-Procurement-Instrumente zielen darauf ab, einen Beitrag zur Aufwandsreduktion zu leisten. Das ist einerseits möglich bei den Kosten für Fremdleistungen, (Material, Anlagen, Dienstleistungen), andererseits bei den Kosten, die mit der Erbringung der Eigenleistungen anfallen (Löhne, Räume, Zinsen). Das Ziel dieses Beitrags ist es, Nutzendimensionen im E-Procurement auf beiden Seiten zu beleuchten. Er ist für Leser gedacht, die einen Kriterienkatalog und ein Raster für individuelle Bewertungen suchen.
Fallstudie UBS AG
Bei der UBS gehen in der Schweiz täglich über 1'000 Rechnungen von Geschäftspartnern ein. Die manuelle Abwicklung dieser Dokumente verursacht in der stark dezentralisierten Organisation einen hohen Aufwand, ohne einen direkten Wertschöpfungsbeitrag zu leisten. Aus diesem Grund fordert die UBS von ihren Lieferanten verstärkt die Rechnungen in elektronischer Form. Dadurch kann die Rechnungsverarbeitung weitgehend automatisiert oder mittels eines webbasierten Workflows besser gelenkt werden. Um auf Seite der Rechnungssteller eine möglichst hohe Akzeptanz für ihre Forderung zu erreichen, nutzt die UBS die E Invoicing-Lösung von Swisscom IT Services über den Handelsplatz Conextrade, die den Rechnungsstellern verschiedene Optionen zur Einlieferung der Rechnungsdaten anbietet.
Fallstudie Schindler Aufzüge AG
Schindler Aufzüge AG ist ein Tochterunternehmen des Schweizerischen Schindler Konzerns, dem weltweit zweitgrössten Anbieter für Aufzüge und Fahrtreppen. Auf der Suche nach Optimierungspotenzialen in der Beschaffung sammelte die Abteilung Strategische Beschaffung im Jahr 2001 erstmals Erfahrungen in der Durchführung einer Online-Einkaufsauktion. Für die webbasierte Verhandlung der Konditionen mit fünf Lieferanten für Antriebskomponenten wurden die Auktionsplattform und die Dienste von Conextrade eingesetzt. Die Konzeption, der Verlauf und die Erfahrungen mit dieser neuen Verhandlungsform sind Gegenstand dieser Fallstudie.
Fallstudie Universitätsspital Basel
Das Universitätsspital Basel anerkennt, dass die ausschliessliche Ausrichtung auf das Patientenwohl nicht ausreicht, um dem zunehmenden Kostendruck und Wettbewerb sowie den kritischen Ansprüchen der Gesellschaft zu begegnen. Durch eine professionelle Logistik sollen effiziente Prozesse und eine hoch stehende interne und externe Dienstleistung unter gesetzeskonformen Rahmenbedingungen gewährleistet werden. Das Universitätsspital will die Potenziale der Informationstechnologien konsequent und gewinnbringend nutzen und diesbezüglich in der Schweiz eine Schrittmacherfunktion einnehmen. Die elektronische Rechnungsabwicklung mit Lieferanten ist ein wichtiger Mosaikstein in diesen Bestrebungen. Die ohnehin schon schlanke, zentralisierte Rechnungsprüfung gewinnt dadurch noch weiter an Effizienz und Qualität.
Fallstudie Nordostschweizerische Kraftwerke - NOK
Die Nordostschweizerischen Kraftwerke versorgen gemeinsam mit den Kantonswerken und gegen 500 Endverteilern über 2.3 Millionen Bewohner mit Strom. Im Hinblick auf die bevorstehende Energiemarktliberalisierung werden Optimierungspotenziale konsequent genutzt und neue Kooperationsformen angestrebt. Die im Geschäftsbereich Kernenergie eingesetzte elektronische Einkaufslösung im ASP-Modell (Application Service Providing) optimiert die Prozesse bei der Beschaffung von C-Teilen. Ein pragmatisches Vorgehen, vielfältige Ausbauoptionen und minimale Investitionskosten für eine professionelle, benutzerfreundliche Anwendung zeichnen diese Lösung aus.