Entwicklung und Einführung von Orten für virtuell-informelle Kommunikation (OVIK)

Abstract

Kurzzusammenfassung des Projekte: Wie in vielen Unternehmen arbeiten heute Mitarbeitende über verschiedene Standorte zusammen. Die informelle Kommunikation, die sich als ein Faktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in Organisationen herausgestellt hat, findet aufgrund der eingeschränkten räumlichen Nähe und Sichtbarkeit bei einer Zusammenarbeit über verschiedene Standorte kaum statt. Das Projekt will daher untersuchen, wie informelle Kommunikation zwischen verschiedenen Standorten virtuell ermöglicht werden kann. Dazu werden Produkte (Möbel und Videokommunikationstechnologie) und Guidelines entwickelt, welche in verschiedenen Raumkonstellationen "Orte virtueller-informeller Kommunikation" erfolgreich ermöglichen sollen.

Projekthintergrund: Standortübergreifende Zusammenarbeit ist für Schweizer Unternehmen und damit für die gesamte Volkswirtschaft von zentraler Bedeutung. Knapp die Hälfte (47%) der 4.8 Millionen Beschäftigten der Schweiz arbeiteten 2008 in standortverteilten Unternehmenssettings (Credit Suisse, 2010, S. 26). Die Internationalisierung der Schweizer Wirtschaft hat sich in den letzten drei Jahrzehnten weltweit beschleunigt. 2010 hatten nach einer Studie des KOF (Arvanitis et al., 2010, S. 13) ca. 70% aller Hightech-Grossunternehmen eine Auslandspräsenz (z.B. Tochterunter-nehmen oder strategische Kooperation), bei den mittleren Unternehmen waren es 36% und bei den kleinen immerhin noch 16%.

Die standortübergreifende Zusammenarbeit stellt besondere Herausforderungen an die Beteiligten und an die entsprechende Organisation. Missverständnisse, Reibungsverluste und Doppelspurigkeiten nehmen mit räumlicher und sprachlich-kultureller Distanz zu. Die Wahrscheinlichkeit zur spontanen und informellen Kommunikation schon im Bereich von wenigen Metern (z.B. zwischen Stockwerken oder zwischen Gebäuden auf dem Firmengelände)nimmt deutlich ab (vgl. Allen, 1972, Boutellier et al., 2014).

Informelle Kommunikationsprozesse werden spätestens seit dem Human Relations Ansatz in den 1930-er Jahren als wesentliche Ressource für Organisationen und Arbeitsgruppen anerkannt. Bis zu 80% der zufällig, spontan und adhoc zustande kommenden Kommunikationsepisoden haben arbeitsbezogene Themen zum Inhalt (v. Bismarck, Held, Schütze & Alex, 1999). Positive Effekte informeller Interaktionen zwischen Beschäftigten sind u.a. für den Wissensaustausch, für die schnelle Abstimmung quasi Nebenbei, für die Bildung eines gemeinsamen Verständnisses, für die Entwicklung gegenseitigen Vertrauens oder generell für die Bindung mit der Organisation und für die Ausbildung eines Zusammengehörigkeitsgefühls nachgewiesen (Hrastinski, 2010; v. Bismarck et al., 1999).

Insbesondere hat sich informelle Kommunikation als unabdingbare Voraussetzung für Kreativitäts- und Innovationsprozesse in Unternehmen und Organisationen herausgestellt (siehe Vollmer, 2014). In verteilten Arbeitskontexten sind die Mitarbeitenden mit gravierenden Einschränkungen gerade der informellen Kommunikation konfrontiert (Al-Zubaidi & Stevens, 2004). Dies geht mit deutlichen negativen Konsequenzen einher. Mit der Abnahme zufälliger und spontaner Face-to-Face-Treffen sinken die Gelegenheiten für informelle Kommunikation und es kommt zu dem für die Bildung von Vertrauen und für Kooperationsprozesse negativen Aus den Augen aus dem Sinn (Hinds & Bailey, 2003)., L. &.

Ziele des Projektes: Das zentrale Projektziel ist die Entwicklung und Erprobung von Produkten zur Förderung informeller Kommunikation zwischen räumlich verteilten Standorten. Die Produkte zeichnen sich durch aufeinander abgestimmte Möbelelemente und Videokommunikationstechnologie aus. Erweitertes Ziel ist die erfolgreiche Implementierung von "Orten virtuell-informeller Kommunikation" (OVIKs), die auf den entwickelten Produkten basieren. Eine Guideline enthält Empfehlungen für die Gestaltung und Einführung von OVIKs.

Zielgruppen: Alle Unternehmen mit standortübergreifender Kooperation.

Durchführung des Projekts: 1. Anforderungsanalyse & Konzeption 2. Rapid Prototyping & Test 3. Pilotversuche & Evaluation